Работа с информацией. Этап поиска и сбора информации

Добрый день, уважаемые читатели !

Продолжим тему «Работа с информацией» и сегодня о первом этапе – Поиск и сбор информации.

****

Если есть задача/ проблема/ цель, но нет ее решения, — то неизбежно наступает этап поиска этого решения.

И чем правильнее сформулирована проблема, тем проще найти решение.

Если проблема тривиальная, то достаточно одного шага в поиске информации – открываем поисковую систему в Интернете, делаем запрос – и имеем несколько источников информации.

Основной навык, требуемый в этих случаях – правильно составить запрос. Но это тоже нужно сделать грамотно и этому нужно также учиться.

Думаю, что 90 % людей ограничиваются именно этим уровнем работы с информацией. Возникла проблема – зашел в поисковик – получил ответ.

Если задачи не выходят за эти рамки, а именно – найти ответ на бытовой вопрос или быть в курсе новостных событий, — то заморачиваться по поводу выстраивания персональной системы работы с информацией, видимо не стоит.

Для тех же, у кого работа с информацией заключается в необходимости сбора и обработки больших массивов, выраженных в 1 000 единиц файлов или книг, — создание системы работы с информацией будет просто необходимо.

Потребность в системе работы с информацией

У любого специалиста высокого уровня существует своя библиотека знаний.

Знания не имеют границ и требуют постоянного совершенствования и обновления.

Сбор информации в этом случае носит систематический характер. Т.е. информация вносится в базу знаний – постоянно.

Но потребность в системе работы с информацией возникает не только у профессиональных специалистов, возникает она и на бытовом уровне, в личной жизни каждого человека, который стремится к саморазвитию или хотя бы к упорядочению своей жизни.

Жизнь может протекать как сплошной поток непрерывной деятельности. В таком потоке сложно выделить и структурировать отдельные части. Человек живет и все, ему этого достаточно.

Но нашу жизнь можно разнообразить, структурировать наши жизненные цели, придать смысл существованию и всей нашей жизни.

Вам уже скорее всего известен такой инструмент анализа текущего состояния как «Колесо жизни». Оно позволяет оценить вашу текущую ситуацию и определить в каких сферах необходимо развитие.

Таких сфер/направлений может быть несколько (как правило, не более 10): «Здоровье», «Духовное развитие», «Спорт», «Карьера», «Семья», «Финансы» и т.д.
Совершенствование в любой сфере требует знаний. И начинается этот  процесс со сбора информации, а именно с формирования личной библиотеки по этим темам.

Итак, наличие системы работы с информацией требуется как на работе, так и в личной жизни. Между работой и личной жизнью, как известно должен быть баланс.

Зачем мы собираем информацию?

Чтобы сбор информации не превратился в самоцель, определимся – зачем же мы собираем информацию.

«… мы собираем информацию не для того, чтобы накапливать знания, а для того, чтобы предпринимать правильные действия», – это сказал гуру менеджмента Питер Ф. Друкер.

Это важно помнить, что сбор информации не ради сбора и не только для накопления знаний, но в итоге – для принятия верных решений и достижения наших целей, независимо на работе или в быту.

Когда, где и как собирать информацию?

Ответим на эти вопросы.

Когда ?

Если формируется база знаний специалиста – то информация пополняется постоянно. Возникла новая информация, привлек внимание заголовок – информация сразу поступает в эту базу.

Можно сформировать папку «Для рассмотрения» и регулярно проводить обработку новой информации, удаляя ненужную, а нужную распределяя по тематическим каталогам вашей системы (о систематизации информации поговорим в следующих статьях).

Если же решается конкретная задача требующая принятия решения, то сбор информации может носить ситуативный характер и быть разовым. Т.е. собрали- проблему решили – получили отчет – отчет на хранение.

Это как управление в Компании: может быть регулярный менеджмент, а может ситуативный. И тот и другой, как ни странно работает.

Но управляемость, прозрачность, отсутствие суеты и стрессов и в конечном итоге — результативность у регулярного менеджмента намного выше.

Т.е. отвечая на вопрос – когда — можно по ситуации, но безусловно лучше – регулярно и используя Технологии.

Где собирать информацию?

Для этого вспомним, что есть информация первичная и вторичная.

Вторичная – это информация, которая уже имеется в каком либо источнике, например в книгах,  журналах, бухгалтерских данных, в отделе статистики, в отчетах, ранее проведенных исследованиях и тд.

Первичная – это информация, которая получается непосредственно для целей решения данной проблемы. Это различные опросы, интервью, наблюдения.

Вторичная информация собирается, как правило, в процессе кабинетных исследований без привлечения других. Место: рабочее место, библиотека.

Если приобретаются уже проведенные исследования – то делаем соответствующий запрос и оплату.

Думаю, что это понятно. Вторичная – это уже имеющаяся информация на каком либо носителе.

С этой информацией в основном и работают, считая что информация существует только в таком виде.

Но, получить более качественную информацию можно опросив эксперта по данному вопросу, или нескольких экспертов, чтобы сопоставить точки зрения.

Или провести опрос клиентов, чтобы получить информацию — что же они думают про Вашу компанию, продукт и обслуживание.
Или провести мозговой штурм, среди сотрудников, чтобы получить нетривиальное решение проблемы.

 
Все это относится к сбору первичной информации.

Руководитель может принимать решения – выслушав мнение одного –двух своих специалистов. В этом случае он также занимается сбором первичной информации.

Наблюдение за поведение человека, например в торговом зале – это также сбор первичной информации, на основе которой принимаются решения по размещению витрин, например.

Итак, первичная информация – это информация, которой еще нет на каком-либо носителе и нам приходится ее собирать общаясь с другими людьми.

Думаю, что так будет более-менее понятно в общих чертах.

Как собирать информацию?

Ответим на этот вопрос, т.е. определим какие методы сбора информации существуют.

Как я уже говорил в статье « Умение работы с информацией» – важно знать этапы и методы работы на каждом этапе.

Сейчас мы рассматриваем первый этап – поиск и сбор информации. И подошли к методам сбора информации.

 Методы поиска информации:

1. Аудит своей знаниевой базы информации.

У вас уже имеется накопленная база данных в виде: файлов, книг, аудио и видео материалов. Первое что можно сделать – это поискать среди уже имеющейся у вас информации.

Как правило – если информация правильно систематизирована и кодифицирована, сделать это несложно. Достаточно задать Поиск по имени файла или другим способом, в соответствии с вашей кодификацией.

Если информация не систематизирована, то можно сделать поиск – по ключевым словам в тексте документа. Эти операции позволяет провести Microsoft Windows.

Таким образом указав нужные критерии запроса (ключевые слова) вы легко найдете подходящие папки и файлы внутри вашей базы.

Второй шаг – это поиск в вашей библиотеке — книг и журналов в печатном виде.

Расширение списка книги можно сделать следующим образом:

Начать с составления списка.

В своей книге «Как читать деловую литературу» я приводил основные источники получения информации для составления списка:

1. Рекомендации друзей и коллег.

2. Различные ссылки, содержащиеся в уже изученных ранее книгах.

3. Поиск списков литературы на специализированных форумах.

4. Различные подписки на специализированные рассылки.

5. Участие в различных электронных сообществах, посвященных Вашей тематике.

6. Посещение магазинов, в том числе поиск в Интернет-магазинах.

7. Обращения к специалистам с просьбой порекомендовать нужную литературу.

Это основные источники для получения списка важных книг по теме

2. Кабинетные исследования.

Получив информацию из существующей у вас базы Знаний, вы дополняете ее путем:

Работа с библиотечным фондом в центральных библиотеках, запросы в статистические и архивные службы.

Работа в поисковых системах.

Просмотр телепередач, видео и аудио–материалов.

На этом этап работы со вторичной информацией можно закончить и приступить при необходимости к сбору первичной информации.

3. Общение с экспертами по интересующей теме.

Часто эксперты дают «зацепки» по которым можно расширить область поиска информации. Узнать у эксперта – какие источники информации наиболее важные, какие книги почитать в первую очередь и тд.

Доступность экспертов в настоящее время облегает Интернет. Достаточно набрать на YouTube свой вопрос – и появится масса видеоматериалов, лекций, семинаров. Остается только выбрать действительно приличных экспертов.

Но лучше использовать живое общение, тем самым расширяя свои связи и улучшая навыки коммуникаций.

4. Непосредственное наблюдение.

Это один из методов сбора первичной информации. Например чтобы снять соц-дем портрет посетителей торговой точки – достаточно выделить один наиболее насыщенный потоком день и заполнить таблицу – группы по возрасту, полу и времени. Очень полезная информация для решений.

5. Опросы, анкетирование, тестирование.

Методик может быть множество: это и фокус-группы, мозговые штурмы, использование модели Исикавы и тд.

На этапе сбора информации лучше создать некоторую избыточность, чтобы затем отобрать важное и полезное.

На этом ограничусь, думаю, что для первого раза по этапу поиск информации достаточно.

Если есть вопросы, с удовольствием отвечу. Пишите, пожалуйста в комментариях.

С уважением, Медведев Николай.